プライバシーポリシー

株式会社ホリー（以下「当社」）は、宿泊施設向けメール共同対応サービス「OMOTENASHI INBOX」（以下「本サービス」）における情報の取扱いを、以下のとおり定めます。

制定日：2026年8月25日／最終更新日：2026年8月26日

1. 運営者

• 会社名：株式会社ホリー（HOLLY Co., Ltd.）
• 所在地：静岡県伊東市八幡野1298-99
• 代表者：石井 佑希
• お問い合わせ：support@omotenashios.com

2. 取得する情報

当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、次の情報を取得します。

• 契約・アカウント情報：氏名、勤務先、部署、役割、業務用メールアドレス、電話番号、契約・請求に関する情報
• 接続メール情報：接続したメールアドレス、送信元別名、メールのヘッダー、送受信者、件名、本文、添付ファイル、スレッド識別子、送受信日時、メールサービス上のメッセージ識別子
• 対応情報：担当者、対応状況、社内メモ、承認・差戻し、下書き、送信履歴、操作履歴
• 技術・セキュリティ情報：IPアドレス、端末・ブラウザ情報、アクセス日時、認証・監査ログ、エラー情報、利用者が通知を有効にした端末の暗号化されたPush通知登録情報
• サポート情報：お問い合わせ内容、当社との連絡記録、利用者が調査のために提供した情報

3. Google Workspace APIから取得する情報

利用者がGoogle WorkspaceまたはGmailを接続した場合、本サービスはGoogleのOAuth 2.0を通じて、利用者が許可したメールデータにのみアクセスします。使用する権限は、メールの閲覧に必要な gmail.readonly と、利用者が確認した返信を送信するための gmail.send です。本サービスはメールの完全削除権限を要求しません。

取得したGoogleユーザーデータは、メールの一元表示、担当・対応状況の管理、返信下書きの作成、利用者が承認した返信の送信、返信スレッドの維持、添付ファイルの取扱い、対応漏れ防止通知、接続状態の監視のためにのみ使用します。

OMOTENASHI INBOX’s use and transfer of information received from Google Workspace APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

4. 利用目的

• 本サービスの本人確認、契約管理および提供
• 複数施設・複数メールアドレスの受信、整理、担当割当、承認、返信
• 返信スレッド、添付ファイル、送信元別名および重複送信防止の管理
• 利用者が有効にした端末への新着・要確認通知と、対象メールを開く導線の提供
• 利用者が要求したAI返信案の作成と、施設別ナレッジに基づく根拠表示
• 不正利用防止、障害対応、監査、バックアップおよびセキュリティ確保
• お問い合わせ対応、重要なお知らせ、請求および契約上の連絡
• 個人を識別できない統計情報による品質・性能の改善

5. AI機能における取扱い

AI返信案は、利用者が当該機能を実行した場合に限り、必要なメール本文および施設別ナレッジをOpenAI APIへ送信して生成します。Responses APIでは store: false を指定してアプリケーション状態としての保存を無効にし、当社はOpenAIへのモデル改善目的のデータ共有を有効にしません。標準の不正利用監視では、入力・出力を含むログが原則として最長30日保持される場合があります。ただし、法令上必要な場合またはサービス等を危害から保護するため合理的に必要な場合は、より長く保持されることがあります。AI返信案は自動送信せず、送信前に人が確認・承認します。

6. 第三者提供・委託

当社は、法令に基づく場合、利用者の明示的な同意がある場合、または本サービスを提供するために必要な委託先へ必要最小限の情報を取り扱わせる場合を除き、取得した情報を第三者へ提供しません。当社はGoogleユーザーデータを販売せず、広告配信、信用評価、監視、または利用者に表示されない目的に使用しません。

主な委託先の類型は、クラウドインフラ、データベース・オブジェクトストレージ、監視・セキュリティ、決済、サポート、AI処理およびブラウザのPush通知配信事業者です。Push通知では、利用者が選択したブラウザに応じてGoogle、Mozilla、AppleまたはMicrosoftの通知配信基盤を利用する場合があります。ロック画面へ送る通知には、顧客名、メールアドレス、件名、本文、予約番号を含めません。委託先には契約とアクセス制御により、目的外利用および不要な再提供を禁止します。

7. 人によるメールデータの閲覧

当社の担当者は、利用者から明示的な依頼と同意を得たサポート、セキュリティ上の不正調査、法令上必要な対応を除き、接続メールの本文を閲覧しません。閲覧が必要な場合は対象と期間を限定し、操作を記録します。

8. 保存期間と削除

• OAuthトークンおよびメールサーバー認証情報：接続中のみ保持し、接続解除時に利用停止・削除します。Google接続では、可能な場合はGoogle側の認可も失効させます。
• Push通知登録情報：利用者が当該端末の通知を停止したとき、アカウントを停止・削除したとき、または通知配信先から期限切れが通知されたときに利用停止・削除します。
• メール本文、添付および対応情報：契約中は組織管理者が設定した保存期間に従い保持します。初期値は365日です。
• アカウント削除または契約終了後の顧客データ：法令または紛争対応に必要な情報を除き、稼働環境から30日以内、バックアップから90日以内に削除します。
• 監査・セキュリティログ：原則365日保持します。メール本文は監査ログへ保存しません。
• 法令上保存義務のある契約・請求記録：法令所定の期間保持します。

9. 安全管理措置

当社は、通信の暗号化、OAuthトークン等の暗号化保存、組織ごとのデータ分離、役割に基づくアクセス制御、退職者アカウントとセッションの停止、監査ログ、送信前確認、重複送信防止、添付ファイルの形式・サイズ検査およびマルウェア検査等の安全管理措置を講じます。本番提供前に、バックアップ復元、鍵ローテーション、脆弱性診断および障害対応訓練を完了し、その後も定期的に実施します。

10. 利用者の選択と権利

利用者または契約組織の管理者は、メール接続の解除、Googleアカウント側からのアクセス権取消し、保存データの開示・訂正・エクスポート・削除を求めることができます。手続きは「データ削除について」ページ、または support@omotenashios.com への連絡により受け付けます。本人または正当な組織管理者であることを確認したうえで対応します。

11. 国外での取扱い

委託先の所在地または処理拠点により、情報が日本国外で処理される場合があります。当社は、契約、アクセス制御および適用法令に基づく保護措置を確認します。

12. 本ポリシーの変更

情報の利用目的またはGoogleユーザーデータの取扱いを重要な点で変更する場合、施行前に本サービス上または登録メールアドレスへ通知し、必要に応じて改めて同意を取得します。

13. お問い合わせ

株式会社ホリー　OMOTENASHI INBOX 個人情報窓口
メール：support@omotenashios.com