プライバシーポリシー
株式会社ホリー（以下「当社」）は、宿泊施設向けメール共同対応サービス「おもてなしメーラー」（以下「本サービス」）における情報の取扱いを、以下のとおり定めます。
制定日：2026年8月25日／最終更新日：2026年9月3日
English review summary
Omotenashi Mailer (おもてなしメーラー), operated by HOLLY Co., Ltd., uses Google user data only for its user-visible hotel shared-inbox and related reservation-inquiry workflows. It requests gmail.readonly to display complete messages and thread context, and gmail.send to send a reply only after human confirmation. OAuth credentials are encrypted server-side. Google user data is not sold or used for advertising, credit decisions or surveillance. Connecting Gmail does not automatically transfer mail to an AI service or Omotenashi OS. Only when an authorized user selects and confirms one eligible Cotte reservation inquiry does the app send that message’s subject, sender, recipient, received time, body and source message/thread identifiers to Omotenashi OS, a separate service operated by the same company, for visible reservation-inquiry registration. It sends no other email, attachment, Gmail password or OAuth credential. Omotenashi OS stores an encrypted separate business record that is reviewed by a person before customer, inquiry or opportunity registration. Deleting or disconnecting data in Omotenashi Mailer does not automatically delete that separate OS record; the OS deletion process or support request must be used. AI processing occurs only when an authorized user explicitly requests and separately consents to a reply draft. See the Google API Limited Use explanation and data deletion instructions.
1. 運営者
- 会社名：株式会社ホリー（HOLLY Co., Ltd.）
- 所在地：静岡県伊東市八幡野1298-99
- 代表者：石井 佑希
- お問い合わせ：support@omotenashios.com
2. 取得する情報
当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、次の情報を取得します。
- 契約・アカウント情報：氏名、勤務先、部署、役割、業務用メールアドレス、電話番号、契約・請求に関する情報
- 接続メール情報：接続したメールアドレス、送信元別名、メールのヘッダー、送受信者、件名、本文、添付ファイル、スレッド識別子、送受信日時、メールサービス上のメッセージ識別子
- 対応情報：担当者、対応状況、社内メモ、承認・差戻し、下書き、送信履歴、操作履歴
- 技術・セキュリティ情報：IPアドレス、端末・ブラウザ情報、アクセス日時、認証・監査ログ、エラー情報、利用者が通知を有効にした端末の暗号化されたPush通知登録情報
- サポート情報：お問い合わせ内容、当社との連絡記録、利用者が調査のために提供した情報
3. Google Workspace APIから取得する情報
権限のある組織管理者がGoogle WorkspaceまたはGmailを接続した場合、本サービスはGoogleのOAuth 2.0を通じて、Googleアカウント保有者が許可したメールデータにのみアクセスします。使用する権限は、メールの閲覧に必要な gmail.readonly と、権限のあるスタッフが確認した返信を送信するための gmail.send です。本サービスはメールの完全削除権限を要求しません。
取得したGoogleユーザーデータは、メールの一元表示、担当・対応状況の管理、返信下書きの作成、利用者が承認した返信の送信、返信スレッドの維持、添付ファイルの取扱い、対応漏れ防止通知、接続状態の監視、および利用者が明示的に選択・確認したCotte予約問い合わせ1通のおもてなしOSへの取込みのためにのみ使用します。
The use and transfer of information received from Google Workspace APIs by おもてなしメーラー will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
詳細は「Google APIデータの利用とLimited Use」をご確認ください。
4. 利用目的
- 本サービスの本人確認、契約管理および提供
- 複数施設・複数メールアドレスの受信、整理、担当割当、承認、返信
- 返信スレッド、添付ファイル、送信元別名および重複送信防止の管理
- 利用者が有効にした端末への新着・要確認通知と、対象メールを開く導線の提供
- 利用者が対象のCotte予約問い合わせ1通を画面で選択し、送信内容と施設を確認して実行した場合に限る、おもてなしOSへの予約問い合わせ登録
- 利用者が要求したAI返信案の作成と、施設別ナレッジに基づく根拠表示
- 不正利用防止、障害対応、監査、バックアップおよびセキュリティ確保
- お問い合わせ対応、重要なお知らせ、請求および契約上の連絡
- 個人を識別できない統計情報による品質・性能の改善
5. AI機能における取扱い
AI返信案は、利用者が当該機能を実行し、画面上で別途同意した場合に限り、選択中のメールの件名、起点となる問い合わせ、本文およびスレッド履歴（最大50通）、お客様名、確定済み予約情報（予約番号、宿泊開始日・終了日、人数、部屋タイプ、プラン名、支払状況および特記事項）、ならびに承認済み施設別ナレッジのうち返信案作成に必要な範囲をOpenAI APIへ送信して生成します。Responses APIでは store: false を指定してアプリケーション状態としての保存を無効にし、当社はOpenAIへのモデル改善目的のデータ共有を有効にしません。Google Workspace APIから取得した生データまたは派生データを、OpenAIその他の第三者が提供する汎用AI／機械学習モデルの作成、学習、改善に使用しません。AI機能は、利用者が明示的に要求した返信案を生成するための推論処理にのみ使用します。標準の不正利用監視では、入力・出力を含むログが原則として最長30日保持される場合があります。ただし、法令上必要な場合またはサービス等を危害から保護するため合理的に必要な場合は、より長く保持されることがあります。AI返信案は自動送信せず、送信前に人が確認・承認します。
6. 第三者提供・委託
当社は、法令に基づく場合、利用者の明示的な同意がある場合、または本サービスを提供するために必要な委託先へ必要最小限の情報を取り扱わせる場合を除き、取得した情報を第三者へ提供しません。当社はGoogleユーザーデータを販売せず、広告配信、信用評価、監視、または利用者に表示されない目的に使用しません。
おもてなしOSへの取込機能では、利用者が画面上で対象のCotte予約問い合わせ1通を選び、件名、送信元、宛先、受信日時、本文および取込先施設を確認して実行した場合に限り、その情報とメッセージ・スレッド識別子を、同じ当社が提供する別サービス「おもてなしOS」へ予約問い合わせ登録のために送信します。バックグラウンド一括転送は行わず、他のメール、添付ファイル、GmailのOAuth認証情報またはパスワードは送信しません。おもてなしOSでは原文と解析結果を暗号化した別の業務記録として保持し、人が確認した後に顧客・問い合わせ・案件へ登録します。
主な委託先の類型は、クラウドインフラ、データベース・オブジェクトストレージ、監視・セキュリティ、決済、サポート、AI処理およびブラウザのPush通知配信事業者です。Push通知では、利用者が選択したブラウザに応じてGoogle、Mozilla、AppleまたはMicrosoftの通知配信基盤を利用する場合があります。ロック画面へ送る通知には、顧客名、メールアドレス、件名、本文、予約番号を含めません。委託先には契約とアクセス制御により、目的外利用および不要な再提供を禁止します。
7. 人によるメールデータの閲覧
当社の担当者は、利用者から明示的な依頼と同意を得たサポート、セキュリティ上の不正調査、法令上必要な対応を除き、接続メールの本文を閲覧しません。閲覧が必要な場合は対象と期間を限定し、操作を記録します。
8. 保存期間と削除
- OAuthトークンおよびメールサーバー認証情報：接続中のみ保持し、接続解除時に利用停止・削除します。Google接続では、可能な場合はGoogle側の認可も失効させます。
- Push通知登録情報：利用者が当該端末の通知を停止したとき、アカウントを停止・削除したとき、または通知配信先から期限切れが通知されたときに利用停止・削除します。
- メール本文、添付および対応情報：バックアップ用の恒久コピーではなく、予約受付から滞在後対応までの業務履歴を共同受信箱で継続表示するために保持し、保存期間は最長365日です。期限到来後は自動削除または本文等を削除・匿名化します。組織オーナーがメールボックス単位の完全削除または組織削除を実行した場合は、期限を待たずに後記の手順で削除します。
- おもてなしOSへ明示的に取り込んだCotte予約問い合わせ：おもてなしOS側で暗号化した別の業務記録として保持します。メーラーの接続解除、メールボックス完全削除または個人アカウント削除では自動削除されません。OS側の組織管理手続きまたは当社窓口への依頼により削除対象を特定し、法令・紛争対応上必要な情報を除いて処理します。
- 個人アカウント削除後の本人識別情報：法令または紛争対応に必要な情報を除き、稼働環境から30日以内、バックアップから90日以内に削除または仮名化します。組織で共有するメールはこの手続きの対象外です。
- メールボックス単位の完全削除または契約終了後の対象顧客データ：法令または紛争対応に必要な情報を除き、稼働環境から削除し、バックアップから90日以内に失効させます。
- 監査・セキュリティログ：原則365日保持します。メール本文は監査ログへ保存しません。
- 法令上保存義務のある契約・請求記録：法令所定の期間保持します。
9. 安全管理措置
当社は、通信の暗号化、OAuthトークン等の暗号化保存、組織ごとのデータ分離、役割に基づくアクセス制御、退職者アカウントとセッションの停止、監査ログ、送信前確認、重複送信防止、添付ファイルの形式・サイズ検査およびマルウェア検査等の安全管理措置を講じます。バックアップ復元、鍵ローテーション、脆弱性診断および障害対応訓練について運用手順と実施基準を定め、一般提供前の初回検証後もリスクに応じて実施し、その結果と是正内容を運用記録として保持します。
10. 利用者の選択と権利
権限のある組織管理者は本サービス上でメール接続を解除でき、Googleアカウント保有者はGoogle側からアクセス権を取り消せます。各利用者は自身の個人情報の開示・訂正・削除を求めることができます。組織オーナーは、対象メールボックスのGoogle同期データを書き出し・完全削除し、または組織全体の削除を申請できます。個人アカウント削除では組織の共有メールを削除しません。おもてなしOSへ取り込んだCotte予約問い合わせは別の業務記録となるため、メーラー側の削除とは別にOS側の組織管理手続きまたは窓口への依頼が必要です。手続きは「データ削除について」ページ、または support@omotenashios.com への連絡により受け付けます。本人または正当な組織管理者であることを確認したうえで対応します。
11. 国外での取扱い
委託先の所在地または処理拠点により、情報が日本国外で処理される場合があります。当社は、契約、アクセス制御および適用法令に基づく保護措置を確認します。
12. 本ポリシーの変更
情報の利用目的またはGoogleユーザーデータの取扱いを重要な点で変更する場合、施行前に本サービス上または登録メールアドレスへ通知し、必要に応じて改めて同意を取得します。
13. お問い合わせ
株式会社ホリー おもてなしメーラー 個人情報窓口
メール：support@omotenashios.com