おもてなしメーラーのデータ削除について
最終更新日：2026年9月3日
おもてなしメーラーでは、利用者または契約組織の管理者が、メール接続の解除、Googleのアクセス権取消し、保存データの削除を依頼できます。
English review summary
An authorized organization administrator or manager can disconnect Gmail in Omotenashi Mailer Settings, and the Google account holder can revoke access from Google. Disconnecting stops new synchronization and sending, deletes the locally stored OAuth credential, and attempts to revoke the Google grant. It does not automatically delete messages already synchronized into the shared inbox. An organization owner can separately export or permanently delete one synchronized mailbox. If a user explicitly imported an eligible Cotte reservation inquiry into Omotenashi OS, that message and any human-confirmed customer, inquiry or opportunity record are encrypted business records in a separate service operated by the same company. Omotenashi Mailer disconnect or deletion does not automatically delete those OS records; use the Omotenashi OS organization-deletion process or email support@omotenashios.com with the organization, facility and record to identify. We verify the requester and apply legal, security and dispute-retention requirements before deletion. A personal account-deletion request removes or pseudonymizes that staff account; it does not delete organizational shared mail or OS business records.
メール接続だけを解除する
- 権限のある組織管理者として、おもてなしメーラーへログインします。
- 「初期設定」→「2. 施設メールを接続」を開きます。
- 対象のメールアドレスで「接続を解除」を選択します。
- 影響範囲を確認して解除を確定します。
接続解除後、本サービスは新しいメールの取得・送信を停止し、保存していたOAuthトークンまたはメールサーバー認証情報を削除します。Google接続では、可能な場合はGoogle側の認可も失効させます。
Googleアカウント側からアクセスを取り消す
Googleアカウントの「セキュリティ」→「サードパーティ製のアプリとサービスへの接続」からおもてなしメーラーを選択し、アクセス権を削除できます。Google側で削除した場合も、おもてなしメーラーの「メール接続」で解除を行うか、下記窓口へご連絡ください。
Google同期データを書き出す・完全削除する
- 組織オーナーとして、おもてなしメーラーへログインします。
- 「初期設定」→「2. 施設メールを接続」→対象Googleメールの「Google同期データ」を開きます。
- コピーを取得する場合は「データを書き出す」を選び、準備後にJSONファイルをダウンロードします。
- 同期データを消す場合は「接続とデータを完全削除」を選び、削除範囲、復元できないこと、対象アドレスを確認して確定します。
書き出しファイルにはメール本文、会話情報、添付のメタデータを含みます。添付ファイル本体はJSONへ埋め込まず、OAuthトークン、パスワード、暗号鍵、保管先の内部情報も含みません。ダウンロード可能な保存済み添付に限りURLを含み、このURLは発行から10分で失効し、書き出しを実行した組織所有者がログイン中の場合だけ利用できます。ブラウザ内での書き出しは安全のため最大5,000通または12MBで停止し、それを超える場合は support@omotenashios.com で大容量書き出しを受け付けます。
完全削除を確定すると、可能な場合はGoogle側の認可を失効させ、本サービスの稼働環境から対象メールボックスの同期済みメール本文、会話、添付、返信案などを削除し、メールボックスと送信元を匿名化します。処理後は復元できません。削除前に必要なデータを書き出してください。削除時点ですでにバックアップに含まれていたデータは、保護されたバックアップの保存期限に従い90日以内に失効します。
「接続を解除」だけでは、既に同期されたメール本文、添付、担当・対応履歴は削除されません。受信・送信だけを止めて履歴を残す場合は「接続を解除」を使用し、同期内容も消す場合だけ「接続とデータを完全削除」を使用してください。
おもてなしOSへ取り込んだCotte問い合わせを削除する
利用者が明示的に選択・確認しておもてなしOSへ取り込んだCotte予約問い合わせの原文と、OSで人が確認した後に登録した顧客・問い合わせ・案件は、同じ株式会社ホリーが提供する別サービス内の暗号化された業務記録です。おもてなしメーラーの「接続を解除」「接続とデータを完全削除」または個人アカウント削除では、OS側の記録は自動削除されません。
削除を希望する場合は、おもてなしOS側の組織管理手続き、または support@omotenashios.com への依頼を利用してください。メールで依頼する場合は、契約組織名、施設名、対象を特定できる取込日時またはOS上の識別情報、希望する削除範囲をご連絡ください。パスワード、OAuthトークン、確認コード、メール本文そのものは送らないでください。当社は本人または正当な組織管理者であることを確認し、法令、セキュリティおよび紛争対応上必要な最小限の記録を除いて処理します。
個人アカウント・組織全体の削除を申請する
「アカウント設定」→「データ管理」から、個人アカウントまたは組織全体の削除を申請できます。個人アカウントの削除は、そのスタッフのログイン情報と個人情報を削除または仮名化しますが、組織で共有するメール本文や対応履歴、おもてなしOSの別業務記録は削除しません。共有メールの削除には上記のメールボックス単位の完全削除または組織オーナーによる組織全体の削除を、OS側の記録には前項の別手続きを使用してください。
削除申請は本人または正当な組織オーナーであることを確認し、社内承認後に実行予定を通知します。誤操作防止のため、アカウント削除は承認後24時間以上、組織全体の削除は承認後7日以上の待機期間を設け、処理開始前であれば管理画面から取り消せます。唯一の有効な組織オーナーは、別のオーナーを設定するまで自身のアカウントを削除できません。
端末通知は、「アカウント設定」から当該端末の通知を停止すると、暗号化して保存したPush通知の登録情報を削除します。アカウントの停止・削除、または通知配信先から登録期限切れが通知された場合も削除します。
メールによる削除依頼
管理画面を利用できない場合は、support@omotenashios.com へ件名「データ削除依頼」として、契約組織名、対象メールアドレス、対象サービス（おもてなしメーラー／おもてなしOS）と希望する削除範囲をご連絡ください。パスワード、OAuthトークン、確認コード、メール本文そのものは送らないでください。
当社は、本人または正当な組織管理者であることを確認後、原則10営業日以内に受付結果と削除予定を通知します。法令または紛争対応に必要な情報を除き、稼働環境から30日以内、バックアップから90日以内に削除します。
削除後に保持する場合がある情報
法令上保存が必要な契約・請求記録、セキュリティ事故・不正利用・紛争対応のために必要な最小限の監査情報は、目的と期間を限定して保持する場合があります。監査ログにはメール本文を保存しません。
お問い合わせ
株式会社ホリー おもてなしメーラー 個人情報窓口
support@omotenashios.com