Google APIデータの利用とLimited Use

対象サービス：おもてなしメーラー／最終更新日：2026年9月3日

株式会社ホリーは、宿泊施設向け共同メール対応サービス「おもてなしメーラー」でGoogle Workspace／Gmailを接続した利用者のデータを、以下の範囲で取り扱います。本説明は、プライバシーポリシーを補足するものです。

1. 要求する権限

• https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly：接続アカウントのプロフィール、確認済みの主メールアドレス・送信元別名、受信メールの本文、ヘッダー、送受信者、件名、スレッド識別子、添付情報および添付ファイル本体を取得し、契約組織専用の共同受信箱へ表示・保存します。担当・対応状況・返信起点・利用可能な送信元・対応漏れ・重複送信を管理し、利用者が明示的に選択・確認した対象1通に限りCotte予約問い合わせをおもてなしOSへ登録するために使用します。Gmail上のメールを変更または削除しません。
• https://www.googleapis.com/auth/gmail.send：権限のあるスタッフが宛先、確認済み送信元、本文、添付を確認した返信を、接続したメールアドレスから送るために使用します。自動送信や一斉配信には使用しません。

本サービスは、Gmailの変更・削除、設定変更、連絡先、カレンダー、Googleドライブへの権限を要求しません。

2. 取得・利用・保存

• 取得したメールデータは、利用者が操作する共同受信箱、担当管理、承認、返信、添付確認、通知、接続監視、および利用者が明示的に選択・確認したCotte予約問い合わせ1通のおもてなしOSへの取込みという、画面上で明確に示した機能の提供にのみ使用します。
• 同期したメール本文・添付・対応情報は、契約組織ごとに分離した専用領域へ保存します。OAuth認証情報はサーバー側で暗号化し、ブラウザや通常の業務データへ保存しません。
• メール本文・添付・対応情報はバックアップ目的の恒久コピーではなく、予約受付から滞在後対応までの業務履歴を共同受信箱で継続表示するために最長365日保持します。期限到来後は自動削除または本文等を削除・匿名化し、組織オーナーがメールボックス単位の完全削除または組織削除を実行した場合は期限を待たずに削除手続きを開始します。OAuth認証情報は接続中のみ保持します。
• 監査ログへメール本文を保存しません。

3. 共有・移転、OS取込とAI機能

当社はGoogleユーザーデータを販売せず、広告配信、信用評価、監視、または利用者に表示されない機能のために使用しません。法令に基づく場合、セキュリティ上必要な場合、利用者の明示的な同意がある場合、または画面上のサービス機能を提供するために必要な委託先へ必要最小限の情報を取り扱わせる場合を除き、第三者へ提供しません。

おもてなしOSへの取込は、送信元が no-reply@cotte.fun で件名に「Cotte予約問い合わせ」を含む対象メールについて、利用者が画面上で1通を選び、取込先施設と送信内容を確認して実行した場合だけ行います。件名、送信元、宛先、受信日時、本文、メッセージ・スレッド識別子を、同じ当社が運営する別サービス「おもてなしOS」へ予約問い合わせ登録のために送ります。バックグラウンド一括転送は行わず、他のメール、添付ファイル、GmailのOAuth認証情報またはパスワードは送りません。OSでは原文と解析結果を暗号化した別の業務記録として保持し、人が確認した後に顧客・問い合わせ・案件へ登録します。

Gmailを接続しただけでは、メールデータをAI処理事業者へ送りません。利用者が返信案作成を明示的に実行し、画面上で別途同意した場合に限り、選択中のメールの件名、起点となる問い合わせ、本文およびスレッド履歴（最大50通）、お客様名、確定済み予約情報（予約番号、宿泊開始日・終了日、人数、部屋タイプ、プラン名、支払状況および特記事項）、ならびに承認済み施設別ナレッジの必要部分をOpenAI APIへ送信します。アプリケーション状態としての保存を無効にし、当社はモデル学習への任意のデータ共有を有効化しません。Google Workspace APIから取得した生データまたは派生データを、OpenAIその他の第三者が提供する汎用AI／機械学習モデルの作成、学習、改善に使用しません。AI機能は、利用者が明示的に要求した返信案を生成するための推論処理にのみ使用します。生成した返信案は人が確認・承認するまで送信されません。

4. 人による閲覧

当社担当者は、利用者から明示的な依頼と同意を得たサポート、セキュリティ上の不正調査、または法令上必要な場合を除き、接続メールの本文を閲覧しません。必要な場合も対象と期間を限定し、操作を記録します。

5. 接続解除・取消し・削除

• 権限のある組織管理者は管理画面の「接続を解除」で、新着取得と送信を停止し、本サービスに保存したOAuth認証情報を削除できます。可能な場合はGoogle側の許可も失効させます。
• Googleアカウント保有者は「サードパーティ製のアプリとサービスへの接続」からもアクセス権を取り消せます。
• 接続解除だけでは同期済みメールは消えません。組織オーナーは「初期設定」で対象メールボックスを個別に書き出し、または完全削除できます。ブラウザ書き出しは最大5,000通または12MBで安全停止し、大容量の依頼はサポートで受け付けます。添付本体はJSONへ埋め込まず、ダウンロード可能な保存済み添付に限り、10分・同一オーナーセッション限定のリンクを発行します。組織全体の削除は別途申請できます。
• おもてなしOSへ取り込んだCotte予約問い合わせと、そこから人が確認して登録した顧客・問い合わせ・案件はOS側の別業務記録です。メーラーの接続解除、完全削除または個人アカウント削除では自動削除されないため、OS側の組織管理手続きまたは当社窓口への依頼が必要です。
• 個人アカウント削除は当該スタッフのログイン情報と個人情報を削除または仮名化しますが、会社の共有メール本文・添付・対応履歴は削除しません。
• 法令等で必要な情報を除き、削除対象は稼働領域から30日以内、バックアップから90日以内に削除します。

具体的な操作と受付方法は、おもてなしメーラーのデータ削除についてをご確認ください。

6. Google API Services User Data Policy

The use and transfer of information received from Google APIs by おもてなしメーラー will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

7. お問い合わせ

株式会社ホリー　おもてなしメーラー 個人情報窓口
support@omotenashios.com